La rilevazione contabile – Scritture e Libri

contabilità

Rilevare, per svolgere l’impresa, significa registrare, classificare, esporre e leggere (meglio ancora permettere di leggere) tutti i fatti che si susseguono nella vita dinamica dell’azienda.

Le scritture – cosa sono – cosa ci permettono di fare.

Per il realizzo di quanto detto il “rilevatore” (il contabile) si serve delle scritture.

Le scritture sono “annotazioni”, almeno quelle elementari, intese come una sorta di appunti, di pro-memoria, che si tradurranno poi nelle vere e proprie registrazioni contabili (scritture complesse). I mezzi più usati per le scritture sono le schede, i registri, i moduli: tra essi, solo per citarne alcuni, troviamo il libro cassa, lo scadenzario, i partitari dei clienti e dei fornitori, il libro magazzino, il libro della Prima Nota.

Con le scritture riusciamo a fare previsioni, controlli, rendiconti; ad ottenere indicazioni utili per strategie di mercato, ad abbassare i costi e lievitare i ricavi.

A seconda del momento in cui si redigono esse danno luogo a scritture anticipatorie (preventivi), contestuali (fattura), conclusive (bilancio).

I documenti che ci permettono di registrare e quindi “giustificare” il nostro operato sono molteplici.

Si evidenziano, tra gli altri, la fattura, sia d’acquisto che di vendita, il mandato o la reversale di cassa, l’estratto conto bancario, le matrici degli assegni, le quietanze di pagamento o di avvenuto incasso, le polizze assicurative, le cartelle esattoriali; si tratta delle cosiddette pezze di appoggio.

Tipi di scritture.

Detto delle scritture elementari, al paragrafo precedente, parliamo ora delle scritture complesse.

Esse vanno a rilevare, con sistemi e con metodi, “oggetti” molto più estesi che si traducono in risultati quali il reddito ed il capitale. Nasce per questo l’esigenza di collegare elementi diversi tra loro, ma anche di tenerli in ordine e ben classificati. In tal senso ci si avvale del libro giornale, in cui si riscontra un ordine cronologico dei “fatti” mediante la stesura dei cosiddetti articoli, e del libro mastro che ci aiuta invece a classificare gli stessi fatti mediante la rilevazione sistematica che ci porta a misurare (con i saldi di conto) un dato oggetto che può essere rappresentato dalla cassa, dalla banca, dai clienti e dai fornitori, ma anche dai costi (acquisti, spese di amministrazione, cancelleria, oneri finanziari, e così via) e dai ricavi (vendite, interessi e fitti attivi, altri proventi).

Per completare la classificazione delle scritture non possiamo non ricordare la distinzione fra quelle obbligatorie e quelle facoltative. Le prime sono previste da norme del Codice Civile: ne sono esempio il libro giornale ed il libro degli inventari. Obbligatori sono anche i registri dell’IVA previsti dal “noto” D.P.R. 633 del 26/10/1972.Tra le facoltative, invece, che sono un po’ tutte le altre, il libro mastro, pur non essendo previsto dalla legge, è uno degli strumenti più importanti nell’economia aziendale.

In dettaglio le scritture più ricorrenti:

La Prima Nota (detta anche Brogliaccio) è il registro nel quale si annotano le operazioni del giorno mediante l’ausilio delle già citate pezze di appoggio o “giustificativi”. La data, la descrizione e l’importo, insieme col numero di riferimento del giustificativo sono gli elementi per una corretta rilevazione in Prima Nota.

Nel contempo possiamo definire la Prima Nota come il libro propedeutico alla preparazione ed alla stesura degli articoli di partita doppia da riportare sul Libro Giornale.

Il libro cassa è quello sul quale il cassiere evidenzia tutte le entrate e le uscite di denaro liquido. A fine giornata il saldo esposto troverà riscontro nella esistenza fisica di moneta. Questo spiega la ragione per la quale il saldo del libro cassa giammai potrà essere negativo ma al massimo pari a zero.

Il giornale di magazzino evidenzia tutta la movimentazione (entrate e uscite) delle merci destinate alla rivendita. Un po’ come avviene per il cassiere, anche il magazziniere troverà un rapido riscontro tra il “suo saldo”, quello contabile, e l’inventario fisico della merce in giacenza, dando conto, in qualità di responsabile, di eventuali ammanchi merceologici.

Lo scadenzario raccoglie le notizie inerenti agli impegni finanziari presi nei confronti dei fornitori ma pure quelli che i clienti prendono nei nostri confronti. Con i mezzi moderni ci torna facile ed utile sapere con apposita scheda giornaliera quali sono le cosiddette esigenze di cassa. Gli impegni, analizzati insieme ai flussi finanziari, su tempi più o meno lunghi, daranno luogo al cash-flow: un documento con il quale si ottiene, con una oculata prudenza, una “serenità” gestionale che può essere corollario solo di accorte previsioni finanziarie.